Avant : annoncer et qualifier le public
Programme, intervenants, lieu, modalités d'inscription : ces informations doivent circuler tôt et rester faciles à retrouver. Une annonce publiée une fois disparaît en quelques heures.
Présenter les intervenants un par un permet de rythmer la communication et de toucher leurs propres réseaux.
Pendant : capter sans gêner
Une équipe de captation doit être discrète : placements repérés à l'avance, déplacements limités pendant les prises de parole, micros prévus sur la sonorisation plutôt qu'en salle.
Publier en direct suppose une personne dédiée qui ne fait que cela, avec des visuels et des formulations préparées la veille.
Après : le temps le plus rentable
Synthèse, verbatims, album photo, capsules d'intervention, film de restitution : l'événement continue d'exister pendant des semaines et nourrit le prochain.
C'est aussi ce qui permet de rendre compte aux partenaires et aux financeurs.
L'équipe minimale sur place
Un photographe, un opérateur vidéo et une personne pour la publication en direct constituent le socle. En dessous, un seul de ces trois métiers sera fait correctement.
- Photographie : moments officiels, public, détails.
- Vidéo : prises de parole avec son direct.
- Publication : direct, réponses, coordination.
Les livrables à exiger d'un prestataire
Précisez le nombre de photos retouchées, les formats vidéo attendus, les délais de livraison et les droits d'usage. Sans cela, la restitution varie fortement d'un prestataire à l'autre.
Demandez aussi la livraison des fichiers sources : ils serviront bien après l'événement.