Le contexte et l'objectif, avant la technique
Commencez par expliquer ce que l'organisation fait, à qui elle s'adresse et pourquoi le site actuel ne suffit plus. Un prestataire qui comprend le problème propose une solution ; un prestataire qui ne lit qu'une liste de fonctionnalités chiffre une liste de fonctionnalités.
Indiquez aussi ce que vous attendez du site : être trouvé, rassurer, recruter, documenter, générer des demandes. Ces objectifs orientent l'arborescence bien plus que la technologie.
L'arborescence attendue
Une liste à plat des pages prévues, même provisoire, vaut mieux qu'un schéma complexe. Elle révèle immédiatement le volume de contenu à produire, principal facteur de retard sur ce type de projet.
Précisez les pages qui devront évoluer souvent : ce sont elles qui déterminent les besoins d'administration.
Les contenus : qui les écrit ?
La question la plus décisive et la plus souvent oubliée. Rédaction, traduction, photographies, vidéos : chaque poste doit être attribué, en interne ou au prestataire.
Un site livré techniquement mais vide reste hors ligne pendant des mois. Cela arrive plus souvent qu'un problème de développement.
Les fonctionnalités réellement nécessaires
Distinguez l'indispensable du souhaitable. Un espace de téléchargement documentaire, un formulaire qualifié ou une version multilingue sont des choix structurants ; un carrousel animé ne l'est pas.
- Formulaires et destinataires des messages.
- Langues prévues, et lesquelles sont maintenues dans le temps.
- Espaces protégés ou documents réservés.
- Intégrations existantes à conserver.
Reprise de l'existant et redirections
Si un site existe déjà, indiquez-le clairement : ses pages ont une visibilité acquise qu'une refonte peut détruire. Le plan de redirections doit figurer dans la prestation, pas être découvert après la mise en ligne.
Précisez enfin qui héberge, qui détient le nom de domaine et qui gère la messagerie : ces accès conditionnent le calendrier.
Ce qui rend les devis comparables
Un même document envoyé à tous, un nombre de pages annoncé, des responsabilités de contenu attribuées et une date cible réaliste. Demandez que chaque proposition détaille la conception, l'intégration, la reprise de contenu et la formation à l'administration.
Vous pourrez alors comparer des prestations, et non des présentations.